毕业生档案是为用人单位提供毕业生在校基本情况的主要依据，毕业生进入社会参与“双向选择”，在被录用前，用人单位往往要通过调阅毕业生档案，了解毕业生的学业情况、专业特长、政治素质、实践能力以及存在的缺点和不足等情况，做到人尽其才，择优录用。毕业生档案的内容体现了学生的综合素质，为用人单位提供个人信息和依据，包括：思想状况、个人简历、学业状况及水平、工作能力及身体素质。
个人档案是记录一个人的主要经历、政治面貌、品德作风等个人情况的文件材料，起凭证、依据和参考作用。目前，在现实生活中，大学毕业生的个人档案仍然有多个方面的作用：
（1）确定本人身份、家庭出身、社会关系、学习经历、工作过程等历史资料。是毕业生日后转正定级、评定职称、转入体制内就业等最有力的依据。
（2）如果毕业生想更换工作单位，假如没有档案，在原单位的工龄也不能计算进来，以前的经历、评价、身份等将不复存在，必给毕业生造成一定损失。
（3）毕业生在个人办理养老保险、继续深造（如出国、考研）、考公务员等事关个人切身利益的问题时，都需要提供档案材料。